¿Cuánto cuesta realmente contratar a un empleado?
Estimador mensual de costo patronal en Colombia con salario, auxilio de transporte, ARL, prestaciones y dos escenarios de aportes.
Datos del empleado
Por qué mostramos un rango
La exoneración de ciertos aportes patronales depende del tipo de empleador, su situación tributaria y el nivel salarial. Este formulario no tiene información suficiente para resolver eso de manera responsable. Por eso muestra el costo con y sin salud patronal, SENA e ICBF.
Las provisiones usadas son aproximaciones mensuales: prima y cesantías a 1/12 de la base aplicable, intereses a las cesantías al 1% mensual equivalente y vacaciones a 1/24 del salario.
- SUIN · Decreto 1469 de 2025: salario mínimo 2026
- Presidencia · Decreto 1470 de 2025: auxilio de transporte 2026
- UGPP · tasas de salud, pensión, ARL y caja
Última verificación de parámetros: 9 de septiembre de 2026.
Cómo presupuestar una contratación sin engañarse con el salario
Para presupuesto, separe tres capas. La primera es lo que el trabajador recibe o devenga: salario y, cuando corresponda, auxilio de transporte. La segunda son los aportes y costos ligados a seguridad social y riesgos. La tercera son obligaciones que no salen completas cada mes pero se acumulan: prima, cesantías, intereses a las cesantías y vacaciones. Si mete todo en una sola cifra sin entender las capas, luego es difícil explicar por qué la caja cambia en junio, diciembre o al liquidar una relación laboral.
Ejemplo de decisión
Suponga que el negocio puede vender $8 millones más al mes si incorpora una persona. No compare esos $8 millones contra el salario nominal. Compare el margen adicional que realmente deja esa venta contra el costo laboral completo, el puesto, equipos, software, uniformes, capacitación y el tiempo del dueño supervisando. Una contratación puede ser rentable aunque el costo sea mayor de lo esperado; el error es decidir con una cifra incompleta.
Antes de publicar la vacante
- Escriba las funciones reales y quién supervisará.
- Defina salario, variable y beneficios antes de entrevistar.
- Identifique la clase de riesgo con la actividad real, no con el porcentaje que le gustaría pagar.
- Decida quién manejará afiliaciones, PILA, novedades, incapacidades y vacaciones.
- Reserve caja para obligaciones periódicas y para el primer mes de adaptación.
Qué no calcula esta herramienta
No intenta resolver recargos, horas extra, trabajo nocturno o dominical, dotación, incapacidades, estabilidad reforzada, indemnizaciones, retenciones, beneficios extralegales ni situaciones especiales. Tampoco decide si el empleador cumple una exoneración tributaria concreta. La razón de mostrar dos escenarios de aportes es precisamente evitar convertir una pregunta tributaria en una casilla falsa de sí/no.
- Presidencia · Decreto 1469 de 2025 · salario mínimo 2026
- Presidencia · Decreto 1470 de 2025 · auxilio de transporte 2026
- UGPP · Responsabilidades del empleador
La fecha visible significa que revisamos estas fuentes y los supuestos indicados. No significa que una regla no pueda cambiar después.
Cómo leer el resultado y convertirlo en presupuesto
Tres escenarios de contratación para comparar
La cifra útil no es solo el salario. Para un presupuesto de caja conviene mirar el costo completo y luego agregar el costo del puesto: computador, uniforme, licencias, celular, capacitación y supervisión. Con los supuestos de esta calculadora y riesgo ARL clase I, estos tres ejemplos muestran por qué la diferencia importa.
| Salario | Auxilio usado | Escenario con exoneración | Escenario sin exoneración |
|---|---|---|---|
| $1.750.905 | $249.095 | ≈ $2.715.572 | ≈ $2.951.944 |
| $2.500.000 | $249.095 | ≈ $3.751.985 | ≈ $4.089.485 |
| $4.000.000 | $0 en este ejemplo | ≈ $5.534.213 | ≈ $6.074.213 |
Son estimaciones de presupuesto, no una liquidación de nómina. El auxilio, la exoneración y otros conceptos dependen de la situación concreta.
La pregunta de negocio que viene después
Una vacante no se justifica porque “hay mucho trabajo”. Trátela como una inversión recurrente. Si la persona permitirá atender ventas adicionales, calcule el margen bruto de esas ventas, no el ingreso bruto. Si una nueva persona permite vender $10.000.000 adicionales al mes pero esas ventas tienen 45% de margen bruto, el aporte económico antes de otros gastos es $4.500.000. Compárelo con el costo laboral completo y con los costos adicionales del puesto.
También modele un escenario lento: ¿qué pasa si durante los primeros dos meses la persona produce solo 60% de lo esperado? Tener esa respuesta antes de contratar evita usar la caja tributaria o de proveedores para cubrir nómina.
Errores que esta calculadora intenta evitar
- Comparar el salario con ventas brutas en lugar de margen.
- Olvidar que prima, cesantías y vacaciones se acumulan aunque no salgan completas de caja cada mes.
- Elegir la clase ARL por precio y no por la actividad real.
- Suponer que una exoneración aplica sin revisar quién es el empleador y su situación tributaria.
- Presupuestar solo el primer mes y no el costo anual.
- Usar prestación de servicios únicamente para “abaratar nómina” cuando la realidad de la relación puede ser laboral.
Manual de decisión
Una pyme presupuestando su primera contratación no debería comparar solo $1.750.905 de salario contra lo que hoy paga a un contratista. Con salario mínimo 2026, auxilio de transporte y una ARL clase I, el presupuesto mensual puede acercarse a $2,72 millones en un escenario con las exoneraciones patronales que correspondan o a $2,95 millones sin ellas. La diferencia no es un “recargo” único: combina aportes, prestaciones que se causan durante el año y vacaciones que conviene provisionar mes a mes.
Antes de actuar
- Confirme salario base y si aplica auxilio de transporte.
- Use la clase de riesgo ARL de la actividad real, no la más barata.
- Separe pagos mensuales de provisiones para prima, cesantías, intereses y vacaciones.
- Pregunte al contador si a su empleador le aplica alguna exoneración de salud, SENA o ICBF.
- Simule también un mes con horas extra, recargos o comisiones si forman parte normal del puesto.
Tres preguntas que valen más que otra pestaña
- ¿El puesto sigue siendo rentable si las ventas caen 20% durante dos meses?
- ¿Tiene caja para pagar nómina y seguridad social antes de cobrar a sus clientes?
- ¿El costo del puesto se recupera con ventas, capacidad, servicio o reducción de riesgo medible?
Historial visible de esta página
- 9 sep 2026: añadimos ejemplos en pesos, decisiones operativas, enlaces de siguiente paso y verificación de fuentes donde aplica.
- Segunda pasada: se añadió la herramienta/guía base, plantillas relacionadas e interlinking.