Contratar al primer empleado: checklist para una pyme
Qué organizar antes del primer contrato laboral: costo, PILA, ARL, nómina y documentación.
El primer empleado cambia más que el gasto mensual. El empleador pasa a ser responsable de aportes al Sistema de Protección Social mediante PILA y debe organizar novedades, riesgos, prestaciones y evidencia.
Qué haría primero
- Defina funciones y salario antes de publicar la vacante.
- Estime costo patronal completo, no solo salario.
- Revise afiliaciones y clase de riesgo ARL.
- Organice PILA y calendario de nómina.
- Defina responsable de novedades, vacaciones e incapacidades.
- Conserve contrato y soportes.
La intención de esta página es convertir un concepto que normalmente aparece disperso entre normas, portales y asesorías en una secuencia que un dueño de negocio pueda ejecutar. No significa que todos los pasos apliquen a todos los casos. Cuando la decisión cambia una obligación legal, tributaria o laboral, confirme la situación concreta con la entidad o profesional competente.
Ejemplo práctico
Un salario mínimo cuesta al empleador más que el salario nominal porque se agregan aportes y provisiones. La cifra exacta depende de riesgo y exoneraciones, por eso la calculadora muestra escenarios.
El ejemplo simplifica la realidad para mostrar la lógica. No lo use como sustituto de una liquidación o concepto profesional.
Errores que valen tiempo o plata
- Presupuestar solo el salario.
- Usar prestación de servicios para esconder una relación subordinada.
- No definir quién hace PILA y novedades.
- No guardar soportes.
Qué conviene dejar documentado
Guarde la fuente que consultó, la fecha, los valores usados en cualquier cálculo y la decisión tomada. Si trabaja con un contador, abogado, agencia o proveedor, pida que las cuentas y archivos importantes queden a nombre de su empresa. Una pyme ordenada puede cambiar de proveedor sin perder su historia.
Preguntas para revisar
- ¿Qué parte de esta decisión depende de una cifra o norma que puede cambiar cada año?
- ¿Tengo acceso directo a la cuenta, portal o documento que demuestra lo que hice?
- ¿Puedo explicarle a otra persona cómo llegué a la decisión?
- ¿Qué tendría que actualizar si cambia mi actividad, local, personal o nivel de ventas?
Revisión editorial: 9 de septiembre de 2026. Consulte siempre la versión vigente de la fuente oficial antes de ejecutar un trámite.
Historial de revisión
- 9 sep 2026 · Segunda pasada: ejemplo, checklist, enlaces operativos y fuentes.
- UGPP · Responsabilidades del empleador
- Presidencia · Decreto 1469 de 2025 · salario mínimo 2026
- Presidencia · Decreto 1470 de 2025 · auxilio de transporte 2026
La fecha visible significa que revisamos estas fuentes y los supuestos indicados. No significa que una regla no pueda cambiar después.
El primer empleado obliga a crear un sistema, aunque sea de una sola persona
Antes del día uno
Defina cargo, salario, horario, supervisión, herramientas, riesgos, afiliaciones y quién hará novedades. El primer empleado suele revelar que el negocio dependía de acuerdos verbales: contraseñas compartidas, caja sin cierre, proveedores en el celular del dueño y procedimientos inexistentes. Documentar el puesto es también documentar el negocio.
Presupuesto de 90 días
No mire solo el primer salario. Reserve la carga de contratación, inducción, equipo y semanas de productividad parcial. Si el costo total mensual estimado es $3.000.000, un colchón de tres meses son $9.000.000 antes de equipos. Ese no es un requisito legal; es una prueba financiera de resistencia.
Indicadores del periodo inicial
- Tiempo hasta operar sin supervisión constante.
- Errores/retrabajo.
- Ventas o capacidad liberada.
- Ausencias y novedades correctamente procesadas.
- Documentación de procesos creada.
Manual de decisión
El primer empleado suele exponer procesos que antes estaban en la cabeza del dueño. Antes del día uno deberían estar definidos puesto, horario, salario, responsable de afiliaciones, acceso a sistemas, forma de registrar novedades, calendario de nómina, entrega de equipos y una lista de tareas de la primera semana. Eso reduce errores administrativos y también mejora la experiencia de la persona contratada.
Antes de actuar
- Presupueste costo total y caja mínima para varios meses.
- Documente función, remuneración, jornada y jefe/responsable.
- Prepare afiliaciones, PILA y ARL antes de improvisar.
- Cree checklist de accesos, equipo y seguridad.
- Defina cómo se registran ausencias, horas extra, vacaciones e incapacidades.
Tres preguntas que valen más que otra pestaña
- ¿Quién puede procesar nómina si el dueño está ausente?
- ¿Qué acceso debe revocarse el mismo día que termina la relación?
- ¿Qué indicador mostrará si la contratación resolvió el cuello de botella esperado?
Historial visible de esta página
- 9 sep 2026: añadimos ejemplos en pesos, decisiones operativas, enlaces de siguiente paso y verificación de fuentes donde aplica.
- Segunda pasada: se añadió la herramienta/guía base, plantillas relacionadas e interlinking.